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Documento legal

Política de Tratamiento de Datos Personales

Última actualización: 27 de mayo de 2026 · Adoptada conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de la República de Colombia.

1. Responsable del Tratamiento

BASE COMPUTING S.A.S., sociedad por acciones simplificada constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, con domicilio principal en la ciudad de Medellín, Antioquia (en adelante, “BASE COMPUTING”), actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que recauda a través del sitio web de PLASMA y de la plataforma misma, cuando dichos datos se obtienen directamente del titular para finalidades propias de la relación comercial.

Datos de contacto del Responsable:

2. Marco Normativo

Esta Política se adopta en cumplimiento de:

  • Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia (derecho al habeas data).
  • Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
  • Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
  • Demás normas concordantes y los conceptos vinculantes de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Definiciones

  • Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
  • Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato sensible: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, convicciones políticas o religiosas, datos de salud, vida sexual, biométricos, entre otros).
  • Responsable del Tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Encargado del Tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
  • Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).
  • Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento.

4. Datos que Tratamos

BASE COMPUTING podrá tratar las siguientes categorías de datos personales:

  • Datos de identificación y contacto: nombre y apellidos, tipo y número de documento, correo electrónico, teléfono, cargo, empresa para la que trabaja.
  • Datos comerciales y de facturación: razón social, NIT, dirección, contacto financiero y demás datos necesarios para emitir facturas y ejecutar la relación contractual.
  • Datos de uso y acceso: credenciales, fecha y hora de inicio de sesión, dirección IP, identificador del dispositivo, registros (logs) de actividad dentro de PLASMA, preferencias de configuración.
  • Evidencias operativas: fotografías, geolocalización, firma digital, observaciones, audio y demás archivos cargados por el Titular en el marco de la ejecución de órdenes de mantenimiento.
  • Datos de marketing: datos voluntariamente entregados a través de formularios públicos del sitio web (por ejemplo, agendamiento de demos o solicitud de información comercial).

BASE COMPUTING no recolecta de forma proactiva datos sensibles. Si el Cliente decidiera, por sus propias necesidades operativas, cargar datos sensibles en su Tenant, lo hará bajo su responsabilidad y previa autorización expresa de los Titulares correspondientes.

5. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales se tratan con las siguientes finalidades:

  • Prestar, operar y mantener la plataforma PLASMA.
  • Crear, autenticar y administrar cuentas de Usuarios Finales dentro de cada Tenant.
  • Gestionar la relación contractual y comercial con el Cliente, incluyendo facturación, cobranza, soporte y atención de requerimientos.
  • Atender solicitudes, peticiones, quejas y reclamos (PQR) y cumplir obligaciones legales o requerimientos de autoridades competentes.
  • Enviar comunicaciones operativas (cambios en el servicio, actualizaciones, incidentes de seguridad, mantenimientos programados).
  • Realizar análisis estadísticos agregados y anónimos para mejorar el producto y la experiencia de usuario.
  • Cuando exista autorización previa, enviar comunicaciones comerciales sobre PLASMA o productos relacionados de BASE COMPUTING.
  • Generar registros inmutables (sellos verificables) en la capa de trazabilidad. Estos sellos no contienen datos personales en texto claro; corresponden a representaciones criptográficas que prueban integridad sin revelar contenido.

6. Autorización del Titular

La aceptación de los Términos de Servicio, el diligenciamiento de los formularios del sitio web y el uso de la plataforma PLASMA constituyen autorización expresa para el tratamiento de los datos personales conforme a las finalidades descritas. El Titular podrá revocar esta autorización en cualquier momento, salvo cuando la conservación del dato sea obligatoria por virtud de una ley o un contrato vigente.

7. Doble Rol: Responsable y Encargado

BASE COMPUTING opera bajo dos roles diferenciados frente a los datos personales:

  • Como Responsable: respecto de los datos que recolecta directamente del Titular (visitantes del sitio web, personas que agendan demos, contactos comerciales del Cliente).
  • Como Encargado: respecto de los datos personales de terceros (operarios, contratistas, técnicos, etc.) que el Cliente carga en su Tenant para la operación del CMMS. En este caso, el Cliente es el Responsable y BASE COMPUTING los trata por cuenta y bajo las instrucciones del Cliente, conforme a los Términos de Servicio.

El Cliente, en su calidad de Responsable, garantiza haber obtenido la autorización legal de cada Titular antes de cargar sus datos en PLASMA y mantenerlo informado sobre el tratamiento que dichos datos recibirán.

8. Plazos de Conservación

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales aplicables. Como criterios generales:

  • Datos contables y de facturación: hasta diez (10) años, conforme al Código de Comercio y el Estatuto Tributario.
  • Datos operativos del Tenant del Cliente: durante la vigencia del contrato y hasta noventa (90) días después de su terminación, plazo en el cual el Cliente podrá solicitar portabilidad. Pasado ese período, los datos se eliminarán de forma definitiva.
  • Datos de prospectos comerciales: hasta dos (2) años desde el último contacto, salvo que el Titular solicite su supresión antes.
  • Sellos en capa de trazabilidad: permanecen verificables de forma permanente por diseño criptográfico, sin contener datos personales en texto claro.

9. Derechos del Titular

Todo Titular puede ejercer en cualquier momento los siguientes derechos, sin costo alguno:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a BASE COMPUTING.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
  • Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012, una vez agotado el trámite ante BASE COMPUTING.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

10. Procedimiento para Ejercer Derechos (PQR)

Para ejercer cualquiera de los derechos descritos en la sección 9, el Titular podrá enviar una solicitud a:

  • Correo electrónico: [email protected] con el asunto “Solicitud de Habeas Data — PLASMA”.

La solicitud deberá contener, como mínimo:

  • Nombre completo del Titular o su representante legal.
  • Documento de identidad o equivalente.
  • Descripción clara de la solicitud o el derecho a ejercer.
  • Datos de contacto para la respuesta.

Plazos de respuesta conforme a la Ley 1581 de 2012:

  • Consultas: diez (10) días hábiles, prorrogables hasta por cinco (5) días hábiles adicionales, comunicándole al Titular los motivos antes del vencimiento.
  • Reclamos: quince (15) días hábiles, prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles adicionales bajo las mismas condiciones de comunicación previa.

11. Seguridad de la Información

BASE COMPUTING implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, acceso no autorizado, alteración o divulgación. Entre ellas:

  • Cifrado de datos en tránsito (TLS 1.3) y en reposo (AES-256).
  • Aislamiento multitenant lógico que impide la mezcla de datos entre clientes.
  • Autenticación con tokens JWT de corta duración y políticas de contraseñas robustas.
  • Bitácoras de auditoría y monitoreo de accesos.
  • Copias de seguridad periódicas con retención controlada.
  • Acceso restringido al personal autorizado bajo el principio de mínimo privilegio, con acuerdos de confidencialidad firmados.

12. Encargados y Terceros

Para prestar el Servicio, BASE COMPUTING contrata proveedores que actúan como Encargados sobre algunos datos personales (proveedores de infraestructura cloud, herramientas de correo, servicios de comunicaciones, plataformas de agendamiento, etc.). Estos proveedores están vinculados por acuerdos de confidencialidad y tratamiento de datos compatibles con esta Política y con la Ley 1581 de 2012.

13. Transferencias y Transmisiones Internacionales

Algunos de los proveedores antes mencionados pueden encontrarse en jurisdicciones distintas a Colombia. En esos casos, BASE COMPUTING adopta garantías contractuales o técnicas que mantengan un nivel de protección equivalente al exigido por la legislación colombiana. Al aceptar esta Política, el Titular autoriza expresamente dichas transferencias y transmisiones cuando sean necesarias para prestar el Servicio.

14. Cookies

El sitio web de PLASMA utiliza cookies y tecnologías similares conforme a la Política de Cookies, que forma parte integral de esta Política de Privacidad.

15. Datos de Menores de Edad

PLASMA está dirigido exclusivamente a clientes corporativos y usuarios laborales mayores de edad. BASE COMPUTING no recauda conscientemente datos personales de menores de dieciocho (18) años. Si BASE COMPUTING llegara a conocer que ha recibido información de un menor sin autorización idónea, procederá a su eliminación de forma inmediata.

16. Cambios a esta Política

BASE COMPUTING podrá modificar esta Política para reflejar cambios legales, técnicos u operativos. Las modificaciones se publicarán en esta página con al menos quince (15) días calendario de anticipación a su entrada en vigor. Cuando los cambios sean sustanciales, se notificarán adicionalmente por correo electrónico a los Titulares registrados.

17. Contacto

Para cualquier consulta, reclamo o ejercicio de derechos relacionados con esta Política: